Selecteer een pagina

tools

Omdat SUPERFREELANCER een lekker praktisch boek is, deel ik nog even wat tools met je die mij heel erg helpen in mijn dagelijkse gang van zaken. De juiste tools zijn namelijk goud waard.

Google Workspace

Mijn e-mail, documenten en agenda beheer ik in Google Workspace. Dit allemaal voor €4,- per maand. Alles werkt online, op alle apparaten. De systemen werken ook goed met elkaar samen wat de productiviteit bevordert.

Gmail
Al tien jaar lang werk ik exclusief met Gmail. Privé en bij de twee werkgevers die ik had ook. En nog steeds bevalt het me goed. De grootste voordelen:

Al je e-mail staat online en is vanaf elk apparaat bereikbaar.
Handig om filters en labels te maken om je mail te organiseren.
Werkt naadloos samen met Google Documenten.

Drive
In Google Drive staan al mijn verstuurde offertes, spreadsheets met berekeningen en presentaties. Alle bestanden staan niet alleen in de cloud opgeslagen, je bewerkt ze daar ook via je browser. Dat betekent dat je laptop kan crashen en je met een nieuwe laptop zo verder kunt werken.

Agenda
Hiermee beheer je je afspraken. Eigenlijk doet deze tool gewoon wat het moet doen. Een handige feature die ik veel gebruik is Hangouts. Als je met een klant wilt overleggen, kun je een agenda-item maken wat direct een hangout is, oftewel een videogesprek.

Documenten
Eén plek in de cloud voor al mijn documenten én online te bewerken? Sign me up. Documenten binnen Google Suite bestaan uit:

  • tekstdocumenten
  • spreadsheets
  • presentaties
  • tekeningen
  • formulieren

Een van de meest handige features is dat je documenten kunt delen. Dat betekent nooit meer heen en weer gemail met spreadsheets waardoor er vijftien verschillende versies ontstaan en iedereen door elkaar heen werkt.

Ga naar workspace.google.com voor meer informatie.

Moneybird

Als freelancer stuur je facturen voor je opdrachten. Je wilt dat je facturen overzichtelijk in een systeem staan, waarin je ziet welke wel en niet betaald zijn. En het factureren zelf moet zo efficiënt mogelijk gebeuren.

Zelf heb ik in Moneybird de oplossing gevonden. Vanaf het begin werk ik met deze tool.

Alles online
Ik houd ervan als tools volledig online werken. Dan kun je altijd en overal inloggen en je ding doen. Bij Moneybird net zo. Inloggen, factuur aanmaken en versturen.

Samenwerken met boekhouder
Het voordeel is dat Moneybird veel wordt gebruikt en veel boekhouders ermee bekend zijn. Omdat mijn boekhouder in Moneybird werkt, heb ik geen dubbele administraties en heb ik ook geen stress van het overzetten van mijn administratie naar een nieuw systeem, mocht ik ooit overstappen naar een andere boekhouder.

Dupliceren en verzenden
Net als mij werken veel freelancers doorlopend voor klanten. Dat betekent dat je elke maand een factuur stuurt. In Moneybird maak je eenvoudig een kopie van je vorige factuur, pas je de omschrijving eventueel aan en verzend hem.

Koppeling met bank
Moneybird kun je koppelen met je bankgegevens. Zo importeer je al je betalingen en koppel je deze aan de juiste bon of factuur. Zo houd je al je administratie sluitend.

Btw-overzicht
Als je je administratie netjes bijhoudt, heb je geen extra werk meer voor de btw-aangifte. In Moneybird zie je namelijk direct alle getallen die je invult bij je aangifte. Dus geen Excelletjes meer met ingewikkelde formules.

Meer informatie over Moneybird vind je op moneybird.com.

 

1Password

Veiligheid boven alles. Als ondernemer heb je nogal wat wachtwoorden die niet bij derde personen terecht moeten komen. Mijn tool of choice is 1Password om mijn wachtwoorden mee te managen.

Eén wachtwoord to rule them all
Het principe is eenvoudig: met één wachtwoord ontsleutel je de database van al je wachtwoorden. Het is dus belangrijk dat je dit ene wachtwoord geheimhoudt en niet ergens anders voor gebruikt.

Database versleuteld opgeslagen
De database met wachtwoorden is versleuteld. Dat betekent in de praktijk dat zonder jouw primaire wachtwoord de wachtwoorden niet te lezen zijn. Deze database kun je overigens opslaan in Dropbox of iCloud. Zo heb je overal toegang tot je wachtwoorden.

Browserextensie
Superhandig is de browserextensie van 1Password. Net als de desktop-tool heb je met je ene wachtwoord toegang tot alle wachtwoorden. De extensie herkent waar je probeert in te loggen via de URL die je bezoekt. Dat betekent dat je met één klik kunt inloggen.

Ook voor notities
Je kunt ook notities versleuteld opslaan. Handig als je bijvoorbeeld toegangscodes, back-upcodes en dergelijke op een veilige plek wilt opslaan.

Voor meer informatie ga je naar 1password.com.

 

Basecamp

E-mail is een handige manier om te communiceren, maar tegelijkertijd ook niet altijd praktisch. Berichten staan niet geclusterd per project. Het nieuwste bericht staat altijd bovenaan, in plaats van het meest belangrijke. Ook is het lastig om discussies met meerdere personen te houden via e-mail.

Projectmanagementtool
Basecamp is een projectmanagementtool. Je hebt projecten, to-dolijsten binnen deze projecten en hier ook weer to do’s onder. Dit zorgt voor een overzichtelijk geheel. Op elk niveau heb je de optie tot discussies binnen het systeem.

Berichten en to do’s
De communicatie met een klant hoort bijna altijd bij een project of zelfs een specifieke taak. In Basecamp houd je deze communicatie specifiek bij dit project of to do. Hier vink je aan wie een melding moet krijgen van dit bericht.

Geclusterde conversaties
Door alle conversaties bij to do’s of projecten te houden, voorkom je dat je een hele mailwisseling krijgt met verschillende replies door elkaar.

Overdraagbaar
Een groot nadeel van e-mail is dat het niet of lastig overdraagbaar is. Houd je alle gesprekken bij to do’s en projecten bij, dan kunnen andere personen eenvoudig het gesprek daar inlezen en de conversatie daar ook voortzetten.

Nieuwe mensen toevoegen
In Basecamp kun je nieuwe mensen toevoegen aan een project. Deze persoon kan zich inlezen in wat er is gebeurd, wat er moet gebeuren en wat de conversaties zijn geweest tot dat punt.

Ga naar basecamp.com voor meer informatie.

 

Dropbox

Het is misschien wat dubbel, maar ik gebruik Google Drive niet voor de opslag van mijn belangrijke bestanden. Mijn boekhouding, getekende offertes en belangrijke zakelijke documenten sla ik op in mijn Dropbox.

Veiligheid
Allereerst is Dropbox erg veilig. Mijn Dropbox is versleuteld met 2FA en ik heb vertrouwen in de encryptie aan de kant van het bedrijf. Nu kan ik hier heel diep op ingaan, maar ik laat liever henzelf aan het woord: https://bit.ly/3t2Q7aa.

Onafhankelijk van Google
Ja, Google Drive is handig, maar ik ben niet met Google getrouwd. Eerlijk gezegd ben ik niet heel erg fan van het te veel uit handen geven van persoonlijke informatie aan een en hetzelfde bedrijf, in dit geval dus Google. Noem het een gezond wantrouwen, noem mij paranoïde, maar ik zie mijzelf nog wel eens overstappen naar een partij die iets minder inbreuk maakt op privacy met al mijn communicatie en bestanden.

Niet duur
Om de prijs hoef je het tegenwoordig niet meer te laten om een cloudopslag-abonnement af te sluiten. Helemaal als je geen grote bestanden, zoals foto’s of video’s, voor je werk hoeft op te slaan. Voor een paar euro heb je gigabytes aan opslag.

Nooit meer stress van diefstal of breuk
Heb je wel eens gehad dat je laptop kapotging en je geen toegang meer had tot belangrijke bestanden? Die stress heb je nooit meer met Dropbox. Bestanden worden namelijk automatisch gesynchroniseerd.

Ga naar dropbox.com voor meer informatie.

 

Pipedrive

In een customer relationship management-systeem (CRM-systeem) houd je bij wie je leads en klanten zijn en wat je met hen hebt gecommuniceerd in het verleden. Dat is handig, want naarmate je langer freelancet, des te meer je vergeet en je informatie versplinterd wordt opgeslagen in mailtjes, documentjes en app-historie. Er zijn tal van CRM-tools overigens, doe vooral je eigen onderzoek naar welke tool het best bij jou en jouw bedrijf past. Ik werk zelf met Pipedrive, dus vandaar geef ik de tool hier als voorbeeld.

Houd communicatie bij voor toekomstige doeleinden
Waar een CRM-tool bij helpt is vooral het inzichtelijk maken met wie je wat wanneer hebt gecommuniceerd. Heb je Kees vier jaar geleden op een event gesproken, waarna jullie een mailwisseling hadden over zijn business? Dan zie je dat via jouw notitie en geïmporteerde mails direct terug als hij je nu ineens opbelt.

Wie je wanneer hebt gesproken en over welk onderwerp is ook waardevolle informatie voor je sales. Dit geldt als je je eigen verkoop doet, maar ook als je later jouw bedrijf wilt laten uitgroeien tot bureau bijvoorbeeld. Of als je een andere freelancer wilt inhuren voor je sales.

Optimaliseer je lead naar klantratio
Houd je al je leads bij, inclusief de bron van de lead, dan heb je waardevolle informatie. Als je ook je deals bijhoudt, dus de leads die daadwerkelijk klant worden, dan heb je inzicht in waar je daadwerkelijk aan kunt werken.

Je ziet dan namelijk hoeveel leads je per bron verzamelt in een bepaalde periode, maar vooral hoeveel van die leads klant worden. Houd je ook je omzet per klant bij in je CRM-systeem, dan zie je ook de waarde van alle klanten per bron. Deel je de totale waarde door het aantal leads, en je weet precies wat een lead per bron waard is.

Deze informatie kun je onder andere gebruiken om te bepalen welke bronnen interessant zijn om leads uit te halen. Zie je dat leads uit LinkedIn erg goed converteren en gepaard gaan met hoge omzetten? Dan is dit misschien een bron om meer op te focussen in je marketing.

Houd je alle data netjes bij, creëer je ook een nulmeting. Zie je dat vorig jaar 10% van je leads klant werden? Dan kun je als doel stellen om er dit jaar 15% van te maken. Omdat je inzichtelijk hebt wanneer en wat je hebt gecommuniceerd met leads, kun je kijken wat er goed en niet goed ging en dit jaar verbeteringen in je processen doorvoeren.

Integreer met andere software
Wil je het maximale uit je CRM-tool halen, kijk dan ook naar integraties. Pipedrive bijvoorbeeld koppelt met Google Workspace en Basecamp. Ook zijn er koppelingen met e-mailtools mogelijk waarmee je jouw sales en marketing deels kunt automatiseren.

Meer informatie over Pipedrive vind je op pipedrive.com.

 

Slack

‘Slack? Is dat niet die chattool voor teams? Wat moet ik daar als freelancer mee?’ Goede vraag! Leg ik je uit. Slack is inderdaad een tool waarin je chat met andere mensen. Sinds vorig jaar deel ik een Slack-account met andere freelancers en er zitten hier zeker een paar voordelen aan die ik graag met je deel.

Communiceer met collega-specialisten
In de wereld van online marketing is alles continu in beweging. Mijn kantoorgenoot Marc en ik besloten dat we een Slack-account gingen aanmaken en daar medespecialisten voor gingen uitnodigen. Het resultaat is een actief medium waarbinnen we waardevolle informatie uitwisselen, elkaars hulp vragen en soms ook de nodige onzin heen en weer sturen.

Communiceer met aanvullende specialisten
Je kunt ook een Slack-account aanmaken met mensen met wie je veel samenwerkt. Het is iets gezelliger en overzichtelijker dan WhatsApp en weer sneller (en leuker) dan e-mail. In mijn geval vind ik het ook heerlijk dat er minder appjes binnenkomen, waardoor mijn telefoon me minder afleidt.

Communiceer met mensen die je inhuurt
Huur je zelf regelmatig mensen in? Dan kun je die toevoegen aan je Slack-team, zodat je één plek hebt waar je communiceert met je team.

Lees meer op slack.com.